Ошибки оформления трудовой книжки

Помощь в решении вопроса: "Ошибки оформления трудовой книжки" с пояснениями от специалистов. На все сопутствующие вопросы вам ответит дежурный юрист.

Исправляем ошибки в трудовых книжках

Все неточности и ошибки в трудовой книжке нужно исправлять. Это делается:

  • путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой;
  • путем внесения исправительной записи без зачеркивания неправильной.

Порядок внесения исправлений зависит от ситуации.

Уточняем и исправляем данные о работнике

Исправления в сведения о работнике, указанные на титульном листе трудовой книжки, могут вноситься:

  • в связи с изменением этих сведений (например, при изменении фамилии, получении работником другого образования);
  • в связи с ошибками, допущенными при оформлении трудовой книжки.

Исправления вносятся на основании подтверждающих документов (паспорта, свидетельства о браке, документа об образовании и др.).

ООО и АО сами решают, иметь им печать или Минтруд также подтвердил, что общества обязаны заверять записи в трудовой книжке печатью лишь при ее наличи В примерах мы исходим из того, что организация использует печать.

Пример. Исправление фамилии работника в связи со вступлением в брак

(1) Ссылки на документы, на основании которых произведены исправительные записи, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного на выдачу и ведение трудовых книжек лица.

(2) На титульном листе или второй странице обложки трудовой книжки прежняя запись зачеркивается одной чертой и указываются новые данные.

Запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении впервые работника на работу — при наличии документа об образовани Если работник потом повысил уровень образования или получил новую профессию, то записи на титульном листе производятся путем дополнения ранее сделанных записей без их зачеркивани Не забудьте приобщить копию документа об образовании (например, диплома) к личному делу работника.

Пример. Внесение сведений об образовании

(1) Данные о ранее полученном уровне образования не зачеркиваете.

(2) Указываете данные о новом уровне образования.

Исправляем сведения о работе

Если в трудовой книжке работника вы ошибочно указали неправильную нумерацию записей в разделе «Сведения о работе», то это нужно исправить.

Пример. Исправление неправильной нумерации записей

Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в одной из записей, а после нее уже были сделаны другие записи, не содержащие ошибок, то признавать все записи, следующие за ошибочной, недействительными не нужно. Достаточно признать недействительной только неправильную запись. А затем внести правильную запись за другим номеро

Пример. Исправление записи, внесенной не в ту строку, в разделе «Сведения о работе»

Неточные или неправильные записи (в том числе ошибочные даты приема на работу или увольнения, указанная не в той строчке дата приема на работу и т. п.) в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать неправильную запись недействительной и сделать правильную запис

(1) Неправильно указанные данные в разделе «Сведения о работе» не зачеркиваете.

(2) Делаете единую запись о признании неверной записи недействительной и о приеме на работу.

Есть мнение, что в такой ситуации можно не вносить исправительную запись.

Вместе с тем, если ничего не делать, у работника могут возникнуть проблемы, например в пенсионном органе определения даты приема на работу.

Ведь дата внесения записи о наименовании организации работодателя и издания приказа о приеме на работу могут отличаться от даты приема на работу. Поэтому лучше внести исправления в трудовую книжку.

Исправляем запись об увольнении

Исправления вносит работодатель, допустивший ошибку

Допустим, вам нужно исправить только неправильную формулировку основания увольнения в трудовой книжке работника уже после того, как в ней стоит запись об увольнении, заверенная подписью инспектора по кадрам и печатью работодателя, а также подпись работника. При этом сотрудник к вам на работу не вернется.

В таком случае ошибка устраняется так.

Пример. Исправление неправильной формулировки причины увольнения по решению суда без восстановления сотрудника на работе

(1) Запись об увольнении с неправильной формулировкой не зачеркиваете.

(2) Делаете единую запись, в которой признаете недействительной неверную запись об увольнении и приводите правильную формулировку основания увольнения. Вносить в виде заголовка наименование организации не нужн

(3) Заверяете правильную запись подписью инспектора по кадрам и печатью. Здесь также ставится подпись работника.

Если нужно отменить неправильную запись об увольнении и работник будет продолжать у вас работать, то исправительную запись вносят так.

Пример. Исправление неправильной записи об увольнении при восстановлении сотрудника на работе

(1) Запись об увольнении с неправильной формулировкой не зачеркиваете.

(2) Делаете запись о признании недействительной неверной записи об увольнении. Заверять ее не надо, так как дальше в трудовую книжку будут вноситься текущие записи.

Учтите, что работник, в трудовой книжке которого вы сделали неправильную запись об увольнении, может, написав заявление, потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. Дубликат вы обязаны выдать без внесения в него записи, признанной недействительно

Пример. Оформление титульного листа трудовой книжки при выдаче дубликата

(1) На новой книжке делаете надпись «Дубликат».

(2) На старой книжке указываете серию и номер выданного работнику дубликат и возвращаете ее работнику.

Исправления вносит новый работодатель

Если новый работодатель на основании представленных работником документов (например, решения суда) исправляет неправильную запись об увольнении, сделанную прежним работодателем (например, после его ликвидации), после своей записи о приеме на работу, то записи оформляются так.

Пример. Исправление неправильной записи об увольнении, сделанной прежним работодателем

(1) Ставите порядковый номер записи.

(2) Указываете дату увольнения.

(3) Указываете номер записи, содержащей ошибку, и правильное основание увольнения.

(4) Указываете наименование, дату и номер документа, на основании которого была внесена исправительная запись.

Не забудьте, что каждая запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, вносимая в трудовую книжку, должна быть воспроизведена также в личной карточке работника и работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке, о чем он должен расписаться в своей личной карточке, а при увольнении — и в трудовой книжке.

Источник: http://glavkniga.ru/elver/2016/23/2599-ispravljaem_oshibki_trudovikh_knizhkakh.html

Юридическая консультация.

Телефон: +7 920-985-9888.

1.3. Типичные ошибки, совершаемые при оформлении трудовых книжек.

Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он остается верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка – это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем. Наш материал о проблемах, возникающих в связи с этим у работников кадровых, о наиболее часто встречающихся ошибках и о том, как можно их избежать.

Читайте так же:  Унифицированная форма приказа об увольнении работника

Самыми распространенными ошибками, встречающимися при работе с трудовыми книжками, являются:

1) недочеты при заполнении трудовых книжек;

2) использование бланков старого образца;

3) нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек;

4) незнание нормативной документации;

5) ошибки, связанные с психологическими качествами кадрового работника, его желанием пойти навстречу своим сотрудникам.

Рассмотрим подробнее эти ошибки.

Первая группа ошибок связана с недочетами в заполнении трудовых книжек.

При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно его заполнить сможет не каждый.

В трудовой книжке делаются записи о приеме сотрудника на работу (даже если ему еще предстоит пройти испытательный срок) и увольнении, сведения о награждении и учебе. Рассмотрим, как оформлять книжку во всех этих случаях.

Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике – его фамилию, имя, отчество и дату рождения. Вносить такие данные можно на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав (п. 2.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г. № 69). Напомним: ранее подобные сведения можно было брать только из паспорта или свидетельства о рождении.

На титульном листе книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности. Как и раньше, это делается на основании документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства), заверенных надлежащим образом. Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключение – случаи, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, куда в свое время сотрудник предъявлял оригиналы документов. Можно также вносить сведения о незаконченном высшем образовании, несмотря на то что диплома у такого работника еще нет. Основанием для внесения таких сведений могут быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Обратите внимание, что в настоящее время записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.

И, наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия. Сам работник и кадровик, который отвечает за ведение трудовой книжки, ставят здесь свои подписи.

Теперь перейдем к самой книжке, разделу «Сведения о работе». При приеме на работу сотрудник кадровой службы должен указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 – дату, когда ее внесли. Трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Но при этом в книжке записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись приводится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись (в соответствии с п. 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г.).

Если человек трудится в организации на условиях совместительства, делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить следующим образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку.

Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.

Раздел «Сведения о награждении» должна заполнять та организация, где находится трудовая книжка. Здесь все как обычно: сотрудник кадровой службы пишет полное название предприятия-работодателя и сокращенное, если оно есть. Указывают порядковый номер записи, дату. Делают саму запись (кто наградил работника, за какие достижения и какими наградами) и приводят ссылки на документы.

При прекращении трудового договора надо указывать соответствующие статьи Трудового кодекса и пункты этих статей (ч. 6 ст. 66 ТК РФ).

Пример.

Волков Семен Федорович 19 января 2004 г. устроился на работу в ООО «Северянка» токарем 3-го разряда. В этот же день руководитель организации подписал приказ № 7 о приеме Волкова на работу. А.М. Петрова, начальник отдела кадров, внесла записи в трудовую книжку Волкова.

В марте 2004 г. Волков устроился по совместительству на работу в ООО «Фокус». При этом он захотел, чтобы в его трудовую книжку внесли соответствующую запись. Для этого Волков принес в ООО «Северянка» копию приказа о приеме на работу в ООО «Фокус» по совместительству (№ 20 от 2 марта 2004 г.).

В сентябре 2004 г. Волков прошел переподготовку в ООО «Северянка» и получил вторую профессию – механика 3-го разряда. Получение новой профессии подтверждает удостоверение от 13 сентября 2004 г. № 15.

В ноябре Волков подал в ООО «Северянка» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом № 115 от 15 ноября 2004 г. он был уволен с работы на основании п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ. В трудовую книжку были внесены следующие записи.

Таблица 1.2. Сведения о работе

Что же делать, если при заполнении трудовой книжки все-таки была допущена ошибка? Записи в трудовой книжке зачеркивать нельзя. Поэтому исправляют ошибки таким образом. Под неправильной записью ставят следующий порядковый номер и дату. Затем пишут, что запись за предыдущим номером недействительна. После этого вносят правильную запись. При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается.

Таблица 1.3. Исправление в трудовой книжке при допущении ошибки в записи

Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно действовать так: указать, какая запись недействительна. Затем написать «восстановлен на прежней работе».

Читайте так же:  С какой даты взыскиваются алименты

Таблица 1.4. Исправление записи об увольнении или переводе сотрудника

Комиссия на основании имеющихся у работников документов (справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т. п.) будет устанавливать факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы сотрудников в вашей организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются все восстановленные сведения о трудовой деятельности и стаже работника. На основании этого акта вы должны будете выдать работникам, чьи трудовые книжки утрачены, дубликаты трудовых книжек.

Еще одно распространенное заблуждение – если вы работаете у индивидуального предпринимателя, то он и должен заполнять трудовые книжки. Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели не имеют права делать записи в трудовых книжках своих работников. Для подтверждения стажа работы у индивидуального предпринимателя необходимо заключить с работником трудовой договор и зарегистрировать его в органе местного самоуправления.

С недавних пор на кадровых работников возложена обязанность сдавать в Пенсионный фонд отчет о работниках и их общем стаже. Здесь зачастую возникает вопрос: как можно подтвердить стаж при отсутствии трудовой книжки?

Как известно, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы для назначения государственной пенсии. Что следует делать в том случае, если по каким-то причинам трудовая книжка не сохранилась, либо периоды работы, записанные в трудовой книжке, оформлены ненадлежащим образом и они не учитываются при назначении пенсии, либо документы о работе вообще не сохранились?

Ситуаций, связанных с подтверждением стажа иным порядком, множество. Рассмотрим некоторые из них, чаще всего встречающиеся в практической деятельности.

При отсутствии трудовой книжки, согласно ст. 62 ТК РФ, могут быть приняты во внимание:

2) выписки из приказов;

3) лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

6) письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении;

Источник: http://ur-consul.ru/Bibli/Analiz-tipichnykh-oshibok-v-kadrovom-dyeloproizvodstvye.5.html

Как исправить запись в трудовой книжке (образец)

Отечественные организации и предприниматели имеют право трудоустраивать к себе работников. Необходимыми условиями таких действий являются обязательные составление и ведение соответствующих документов, оформление которых регламентируется законом. Учитывая, что трудовую книжку заполняют люди, возможны ошибки при внесении в нее записей. Для их устранения необходимо правильно оформлять исправления в трудовой книжке.

Оформление работников

Нормами Трудового кодекса России предусмотрен порядок оформления трудоустройства работников, который является обязательным и для граждан, и для работодателей (компаний и предпринимателей).

Статьей 16 ТК РФ прямо предусмотрено, что работник считается состоящим в трудовых отношениях с организацией или ИП после подписания соответствующего договора. Требования к форме и содержанию такого документа предусмотрены положениями законодательства Российской Федерации в сфере труда.

Трудоустраивающийся гражданин должен предоставить при оформлении на работу документы, перечисленные в статье 65 ТК России:

  • паспорт. Вместо него может быть предоставлен любой иной документ, удостоверяющий личность будущего работника;
  • трудовую книжку. Если ранее физическое лицо не работало, то этот документ предоставлять не надо, он оформляется работодателем;
  • СНИЛС;
  • документы воинского учета, если трудоустраивающийся гражданин является военнообязанным или может быть призван на военную службу;
  • документы в подтверждение образования, навыков и квалификации;
  • в некоторых случаях работодателю могут передаваться документы об отсутствии судимости, состоянии здоровья, а также документы, обязательные для трудоустройства иностранцев и лиц, не имеющих гражданства.

Ведение трудовой книжки

Положениями отечественного законодательства особое значение отведено трудовой книжке. Данный документ используется для подтверждения стажа работы и при назначении и расчете пенсий.

Учитывая его важность, недопустимо наличие в трудовой книжке неправильных записей.

Для того, чтобы избежать ошибок, лицо, осуществляющее заполнение соответствующих бланков, обязано неукоснительно соблюдать требования статьи 66 Трудового кодекса России.

Видео (кликните для воспроизведения).

Названный документ ведется в отношении всех лиц, работающих в соответствующей организации или у предпринимателя более 5 дней.

ТК РФ содержит лишь общие требования к оформлению трудовых книжек. Детальный перечень предписаний приведен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Важно помнить, что основной нормой права, определяющей порядок внесения записей в названные документы, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Указанные нормативные акты Российской Федерации содержат порядок заполнения документов, подтверждающих стаж работника, и дают ответ на вопрос, можно ли делать исправления в трудовой книжке.

Непременным требованием при внесении записей в трудовые книжки является их строгое соответствие приказам работодателя и Трудовому кодексу России. Вся информация, отражаемая в этом документе, должна быть заверена личной подписью работника.

Без исполнения указанных предписаний невозможно обеспечить правильное ведение трудовых книжек, оригиналы которых должны храниться на предприятии и выдаваться работникам только в случае их увольнения.

Если при заполнении допущены ошибки, то исправление записи в трудовой книжке должно производиться по нормам главы 3 Правил.

Изменения в записи в трудовой книжке, внесенные при ее оформлении

В каждой трудовой книжке обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения соответствующего работника, а также информация о его профессии.

Названные записи должны вноситься согласно официальным документам, предоставленным работником при его трудоустройстве.

Если по каким-либо причинам вышеназванная информация подверглась изменениям, то корректировать сведения необходимо в порядке, определенном пунктом 26 Правил.

Соответствующие действия выполняет организация или предприниматель по последнему месту работы гражданина. Для изменения сведений о себе физическое лицо должно представить официальный документ, содержащий измененные данные. В качестве такового может выступать паспорт, свидетельство о рождении физического лица или же решение суда.

В аналогичном порядке происходит внесение изменений в трудовую книжку в случае, если иные данные работника, указанные выше, со временем изменились. Важным обстоятельством является отсутствие ошибок в записях.

Указанные изменения вносятся в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Данный нормативный документ предусматривает порядок внесения изменений в сведения о работнике, но не содержит, например, образца исправления даты рождения в трудовой книжке.

По общему правилу все изменения в записи о работнике отражаются на титульном листе и совершаются путем зачеркивания сведений, в которые вносятся изменения. Указанное действие оформляется одной чертой, а рядом пишутся новые данные.

Ссылки на документы, явившиеся основанием для корректировки сведений, отражаются на внутренней стороне обложки. Названные данные заверяются подписью и печатью работодателя.

Необходимо подчеркнуть, что Трудовой кодекс России, как и прочие нормативные акты Российской Федерации, содержит лишь описание порядка внесения тех или иных записей в документы, связанные с трудом граждан. Какие-либо официальные примеры их оформления в действие не введены, как и не утвержден образец исправления в трудовой книжке сведений, изменившихся в последующем.

Читайте так же:  Выплачиваются ли алименты студенту

Важно помнить, что дополнения в записи трудовой книжки в части образования, профессии, специальности вносятся путем заполнения пустых граф. Зачеркивание или аннулирование каких-либо записей в данном случае не требуется.

Исправление ошибок в сведениях о работе

В отличие от порядка корректировки данных, являющихся общими и изменившихся со временем, редактирование ошибочно внесенной информации осуществляется в ином порядке.

В соответствии с пунктом 27 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, все неточные или неправильные данные корректируются путем внесения исправлений в трудовую книжку той организацией или предпринимателем, который допустил соответствующую ошибку.

Текущий работодатель также может откорректировать неверные записи в трудовой книжке, но только при условии получения соответствующего официального документа с того места работы, на котором была допущена ошибка.

Следует отметить, что в обязанности работодателей входит оказание содействия работникам в случае необходимости внесения изменений в трудовую книжку при ошибке.

Если же соответствующая компания ликвидирована, то все исправления должны вноситься текущим работодателем.

При исправлении любых сведений в трудовых книжках необходимо руководствоваться исключительно данными, содержащимися в официальных документах. Свидетельские показания не могут быть основанием для какой-либо корректировки информации в трудовой книжке.

В пункте 30 Правил содержится порядок исправления записи в трудовой книжке, но образец такого оформления отсутствует.

Не допускается корректировать сведения в трудовой книжке путем их зачеркивания. Все записи, содержащие ошибки или неточности, должны быть признаны недействительными. Вместо них следует вносить правильные записи, соответствующие фактическим обстоятельствам и официальным документам.

Данный порядок применяется к исправлениям всех ошибок в сведениях о работе, в том числе и в случае восстановления работника по решению суда, признавшего увольнение незаконным.

При корректировке информации в 2016 году можно воспользоваться примерами исправления ошибок в трудовой книжке, содержащимися в пункте 1.2 Инструкции, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Образцы вариантов исправления ошибок

Как было указано ранее, существующие официальные документы Российской Федерации не содержат образцов или примеров внесения записей в трудовые книжки. При этом действующие нормативные акты России не допускают и произвольного внесения сведений в вышеназванные документы.

Из указанного следует вывод, что для ответа на вопрос, как исправить запись в трудовой книжке, недостаточно только изучить существующее законодательство, но необходимо ознакомиться и с возможными вариантами внесения тех или иных изменений.

Более того, в целях исключения потенциальных недостатков при устранении ошибок в трудовых книжках целесообразно воспользоваться соответствующими примерами, прилагаемыми к настоящей статье.

Указанным примером можно воспользоваться и при исправлении иных ошибок, допущенных в сведениях о работе, работодателе, увольнении и прочих.

Если же ошибка была допущена в сведениях о работнике и касалась его Ф.И.О., даты рождения, образования, профессии или специальности, то для того, чтобы правильно ее исправить, работнику следует обратиться в суд или оформить дубликат трудовой книжки. Исправление ошибки иными способами не может гарантировать отсутствие претензий к работнику при последующем подтверждении стажа.

Для исправления отчества в трудовой книжке как образец можно использовать прилагаемый пример.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s502843

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте так же:  Россельхоз кредит под залог недвижимости

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Источник: http://truddogovor.ru/poryadok-vneseniya-ispravleniya-v-trudovuyu-knizhku-v-2019-godu-obrazec/

Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:
  1. Трудовой Кодекс РФ>
  2. Постановление «О трудовых книжках»>
  3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

  • первичное оформление>
  • при внесении записей>
  • во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

  • даты приема>
  • названия структурного подразделения, куда распределили человека>
  • названия занимаемой должности и специальности работника.
Читайте так же:  Порядок взыскания алиментов фссп

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

  • приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
  • должностные инструкции,
  • трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

  • работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка>
  • сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://hr-portal.ru/article/nepravilnoe-oformlenie-i-vedenie-trudovoy-knizhki-kak-ispravit-situaciyu

Ошибки оформления трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here